Автоматизация полного цикла закупок для предприятий с большим парком техники

Проект: Автоматизация полного цикла закупок

Клиент: Крупные предприятия с территориально распределёнными подразделениями, большим парком техники и значительными бюджетами на запасные части и ремонты (горнодобыча, судостроение, сервисные компании).

Ситуация «До»: Закупки как «чёрная дыра» бюджета

К нам обращаются компании, чьи расходы на запасные части и ремонты составляют львиную долю себестоимости, но при этом процесс закупок абсолютно непрозрачен.

Механики с участков присылают заявки кто по почте, кто в мессенджере, кто на бумаге. Единой точки сбора нет. Заявки дублируются, теряются, противоречат друг другу. Закупщик работает «по старинке»: звонит знакомому поставщику и покупает. Почему именно у этого? Сравнивали ли цены? Руководство не знает — и не может узнать.

На складах — нет точного учёта, что лежит, когда куплено, за сколько. Каждая деталь имеет разную цену и разный курс доллара, но эта информация теряется. Без достоверных данных годовое планирование превращается в гадание.

Задача

Создать прозрачную, управляемую систему закупок, которая свяжет заявки с участков, выбор поставщиков, оплату, доставку и приёмку в единый контролируемый поток — и заложит базу для планирования и бюджетирования.

Наше решение: Модульная заявочно-закупочная система

Каждое предприятие имеет свою специфику. Поэтому мы разработали модульную систему, которая собирается как конструктор под задачи конкретного клиента.

Этап 1. Наведение порядка на складах

Маркировка всех запасных частей (штрих-коды, QR-коды, для агрессивных условий — RFID-метки), организация адресного хранения, внедрение принтеров этикеток и терминалов сбора данных. Результат: система точно знает, что лежит на складе, где именно, когда куплено и за сколько.

Этап 2. Учёт ремонтов и привязка запчастей к технике

Каждый ремонт отражается как наряд-заказ. Запчасть привязана к инвентарному номеру конкретной единицы техники. Для критически важных узлов ведётся ресурсная аналитика: сколько моточасов должна ходить деталь и сколько отходила фактически.

Этап 3. Сбор и консолидация заявок

Механики, инженеры, начальники участков формируют заявки в единой системе. Система автоматически объединяет одинаковые позиции с разных участков. Закупщик работает с общей задачей, а не с десятками разрозненных писем.

Этап 4. Автоматизированная работа с поставщиками

Ключевой блок системы. Закупщик нажимает одну кнопку — система генерирует запрос коммерческого предложения в формате Excel и рассылает его поставщикам. Заполненные формы загружаются обратно. Система собирает сводный документ: цены, сроки, условия оплаты и доставки. Подсвечивает лучшие варианты по настраиваемым критериям.

Вся история сохраняется навсегда. Руководитель в любой момент может поднять любую закупку и посмотреть: кто участвовал, какие давал условия, почему выбрали именно этого поставщика.

Этап 5. Согласование, оплата, отслеживание

Из результата сравнения одним действием формируется «Заказ поставщику» в 1С. Документ уходит на согласование по маршруту. После согласования — оплата и отслеживание поставки с привязкой к трекингу транспортных компаний.

Этап 6. Приёмка и контроль качества

Проверка соответствия, акт приёмки в системе. Для судостроения — комиссия по качеству с отдельным контуром согласования. Внутреннее перемещение на склад конкретного участка. Цикл замкнулся.

Результаты

• Полная прозрачность закупок — руководство видит весь цикл от заявки до приёмки
• Ликвидация коррупционных рисков — независимая оценка поставщиков, сохранение истории навсегда
• Кратное сокращение времени на обработку закупок
• Точный учёт затрат на ремонт и эксплуатацию в привязке к каждой единице техники
• Достоверная база для годового планирования и бюджетирования
• Система адаптируется под специфику: количество этапов согласования, критерии оценки поставщиков — всё настраивается